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心才是生命方向的主宰
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行政計畫


管理學泰斗彼得‧杜拉克曾說:「時間是最稀有的資源,除非能有效的管理他,否則其他的資源就更無法管理。」因此在參與管理、目標管理、績效管理、資訊管理、專業管理等,一切管理內涵,都無法去除時間因素,時間管理是一切管理根源。近年來,教育改革如火如荼展開之後,學校教師、行政在配合及推動教育政策上在有限時間內如何完成此項艱巨任務,其中有效管理時間就具有相當重要課題。本文「淺談時間管理」在參考有關資料(陳衛平,民75;金磊,民76;楊燦煌,民77;林幸蓉,民79;李良猷,民79;雷肯,民80;許珀理,民80),從有效計畫、避免時間浪費、掌握時間進行探討,再提出最後結語。

有效計晝

一、計畫評核術

計畫評核術(PERT)是一種管理的技術,它是由計畫(Program)、評估(Evaluation)、與查核(Review)等技術(Technique)組合而成。它利用統計學的原理,來計畫每一作業究竟最早或最遲應在何時開始與完成,何種作業在不影響最後完工日期之下,能有多少寬裕時間,何種作業是整個工作的瓶頸所在。

計畫評核術的實施,有下列九個步驟(謝文全,1938)
(1)決定工作及其目的
(2)分析並確定完成工作所需的作業
(3)決定各作業間之相互依賴關係
(4)繪製網狀圖
(5)估計完成各作業所需的時間
(6)估計時間並確定關鍵路徑
(7)製作行事曆
(8)實施
(9)反饋及修正

計畫評核術使用在學校行政如工程進度的管制、慶典活動的籌劃等都有極大功效,是時間管理的利器。

二、目標管理

所謂目標管理,就是每個人對自己應該做的工作,在一定期限內,要達成何種成果,由自己設立與負責。換言之,目標管理是訂立目標、決定方針、安排進度,並使之有效達成,同時對成果要加以嚴格覆核的一種管理體制。

實施目標管理大致可採行如下的步驟:
(1)溝通管理
(2)設置專責單位
(3)確定目標
(4)實施目標
(5)成果考核

目標管理對於學校行政效率的提高,是一有效的工具,在時間管理的觀點而言,它強調的是「時間的觀念」,亦即此體制實施過程中,再某一期限內應達成的某一期限內目標。

三、工作簡化

所謂工作簡化,就是對其現行的辦事方法,予以簡明的藍圖,並對此藍圖所呈現的事實予以分析,以消除業務上的瓶頸,避免人力及時間浪費,執簡以馭繁的技術。此技術可運用在學校註冊、選課、成績証明、活動場地申請、圖書借閱、各項定期陳報之事件採表格化等實際的行政運作上。

工作簡化所產生的功用有:
1.增加工作量與提高工作素質
2.符合工作進度的要求
3.節省時間與人力
4.便於安排與控制工作計劃

而電腦等科技產品,更有助於工作簡化之達成,以有效管理時間。

避免時間浪費

一、避免拖延

  (一)分辨重要或緊急事項
  通常一事情之重要性及緊急性,可分成四大類:重要及緊急、重要但不緊急、不重要但緊急、不重要亦不緊急。當我們在選擇處理事情何重要事情的時候,常會面臨無法取捨的局面。但一般人的感受上,緊急事項比重要事情更另人覺得急迫多了。而絕少有重要的事情必須在今天、或一週內完成不可,因此,我們便不知不覺中將重要事情置之腦後,等到察覺時,真正該做的事情已經延誤了時效。因此,當一位時間管理者,必須具備如何識別事情之重要性與緊急性的能力。

  (二) 劃分工作
  將複雜、艱難的工作劃分為一小部份,有助於任務的推動,例如學生檔案資料之建立,預估要一百個鐘頭完成,可將其分作若干迷你的小工作,逐一完成,則心理上的壓力可降低。如辦理全市性的大活動,可以先了解以前辦理的計劃,然後依性質、能力指定承辦人,決定優先順位,從每個區分的小工作著手,則每個工作就可逐一消化,就不如想像中那麼困難了。

  (三) 直接面對不愉快的工作
  處理討厭的工作最好的方法,就是面對它,視而不見不會使它們消失於無形,通常反而更糟。有一種方法可處理不愉快的工作,例如可在每天預留一小段時間,在這段時間內去解決它,時間一用完就停止。逃避不愉快的工作只會增加工作量,因此必須現在就下定決心去完成工作。

  (四) 摒棄完美主義
  追求完美是人生至高的理想,但在有限的時間空間要求下,這種要求很容易流於優柔寡斷,因為永遠在追尋最完美的方案,永遠在等待中,以致一事無成。

  (五) 掌握資訊
  很多事情的延宕甚至造成錯誤的決策,其重要原因之一乃在於不能掌握充足且正確的資訊。因此應要求部屬,就自己的職務範圍,隨時掌握資訊動向,以作為決策的依據。

  (六) 獎勵自己
  獎勵自己是對付拖延的方法,因為它有實際上的正面意義。找一個自己曾推拖的重要項目,為自己決定完成時間時的適當獎勵。例如停滯已久的計劃,若能在自定的期限內做好,送自己一雙新皮鞋等。每達成一次中間目標時,最好準備一點小小的報酬,鼓勵一下,如此可降低工作過程中的拖延。

二、排除干擾

  (一)排除電話干擾
  電話使用得當,可以省卻面談或書信來往的時間,但電話卻常給我戔a來干擾,以致浪費時間。以下是一些減低干擾的策略:(1)每天在固定的時間打電話與接電話、(2)請人幫忙擋電話、(3)打電話前先想好概要、(4)事情一旦處理完畢,即應迅速客氣的掛掉電話、(5)減少寒喧,盡快切入正題、(6)使用電話答錄機、(7)更多授權,直接詢問負責的人、(8)更新電話系統。

  (二) 排除訪客干擾
  學校是一個開放系統,諸如學生家長、社區民眾、廠商及校內的師生,都經常有所接觸,所以接見這些人員是很難避免的,但下列的方法可以減少一些不速之客的干擾:(1)不要把辦公室內佈置成會客室、(2)不要擺易引起閒談的物品、(3)若有人突然走進你的辦公室,起身和他站著談、(4)把部屬的桌子安排在能幫你擋住不速之客的地方、(5)坦白告知來者會談時間、(6)設立多元化的溝通管道、(7)訓練傳達室人員,篩選一些無謂人員入校。

  (三) 排除會議干擾
  排除會議干擾作法:(1)確定在會中應完成的事項(2)慎選開會時間,以妨冗長及持續不決(3)擬定議程並事先告知與會者(4)備妥開會所需之資料及工具、(5)與會人數應精減(6)發言時掌握會議意圖與論題(7)盡量減少參加不必要的會,若不能避免可請人代表或帶些事情在會議上做(8)允許已表達意見者離席(9)按時開始,準時結束。在會後:做成簡要的會議記錄,並追蹤執行情形。

掌握時間

 一、同時處理業務
  有些事情可以在同一時段內同時處理,也就是要把一個時間當成兩個時間來使用。例如「親職座談」、「教育部綜合高中理念宣導」、「教育部多元進路宣導」、「九年一貫政策宣導」同一時段可同時進行完成多項業務。

 二、積極充實自己
  所謂積極充實原則,就是利用零碎的時間來充實自己。不要瞧不起短暫的一分鐘,短暫的累積就是長久。在日本有一種現象,等車坐車時,人手一本,都在看書,所以應把握片段的時間,充實自己,已備不時之需。

 三、配合自己節奏
  人的精神有高低起伏,黃金時間是在一天內之履行一項指定工作時,精神能力處於最佳狀態的時間,若能配合個人節奏,把重要的工作安排在能做得最好的時間裡,將有事半功倍之效。

 四、重視休閒時間
  消遣是增進效率與享受的必需品。我們常說休息是為了走更長遠的路,這句話一點也沒錯,因為人的精力是有限的,長期的工作容易疲憊,終而影響工作效率或造成職業倦怠。所以學校應定期或不定期,舉辦各種休閒活動,來調劑成員的身心,尤其對於工作壓力越大的人,更需要經常安排消遣與娛樂。

 五、準時下班
  企業管理專家認為,不管辦公室有多少工作,時間到了最好就準時下班。理由是:(1)讓自己更有效率,在期限內完成該做的事,會約束自己排除浪費時間的行為如聊天等(2)對主管有教育作用,不要過度擴大主管對你的期望,更不要讓主管以工作時間的長短,來評估你的表現(3)對部屬有教育作用,讓部屬學著在有限的時間內,分配工作的優先次序(4)釐清價值觀。讓自己想清楚生命中最重要的是工作或家庭(5)更懂得愛,下班時間一到,放下工作,多接觸那些對你很重要的人,因為以後他們記得的不是你的升遷或成就,而是和他們共處的時光。

結語

  拿破崙說:「除了時間,我可以得到一切。」,時間是一種最重要的資源,它一去不復返,而且不能買賣也無法停留。然而一般都認為教育是「百年樹人」之大業,所以對為時間的觀念極為薄弱。但近年來在要求學校效能,追求卓越教育之下,教師在適應及完成各項任務上,已有百分之五十二有憂鬱症傾向,因此本文就有效計畫、避免間時浪費、掌握時間之探討,希望能對學校行政、教師在完成各項任務能有效管理時間及教師執行任務時壓力減輕有所助益。
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